Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Datenschutz ist ein zentraler Bestandteil von Ordono.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Ordono personenbezogene Daten erhebt, verwendet, speichert, verarbeitet und schützt, wenn du die mobile Ordono-App, die Website und die damit verbundenen Dienste („Ordono“ oder die „Dienste“) nutzt.

Diese Datenschutzerklärung gilt für Nutzer in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) sowie in anderen Rechtsordnungen, in denen Ordono verfügbar ist.

2. Verantwortlicher

Der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche ist:

Ordono
Gsellstutz 6
8306 Brüttisellen
Schweiz

E-Mail: hello@ordono.app

3. Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten

Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, hängt davon ab, wie du Ordono nutzt.

3.1 Kontoinformationen

Wenn du ein Ordono-Konto erstellst oder nutzt, können wir folgende Daten verarbeiten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Authentifizierungsinformationen
• Sprach- und Kontoeinstellungen
• Abonnement
• Kontostatus
• Informationen zur Kontoerstellung und Anmeldung

Passwörter werden über unsere Authentifizierungsinfrastruktur verarbeitet und von Ordono nicht im Klartext gespeichert.

3.2 Dokumente

Ordono ermöglicht dir, persönliche Dokumente hochzuladen, zu scannen und zu speichern.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Arbeitsverträge
• Versicherungsunterlagen
• Mietverträge
• Rechnungen
• Garantien
• Abonnementverträge
• Identitätsdokumente
• Reisedokumente
• Steuerunterlagen
• Finanzdokumente
• Gesundheitsbezogene Dokumente
• Andere persönliche Dokumente

Dokumente können personenbezogene Daten und, je nach Dokument, besonders schützenswerte personenbezogene Daten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten.

Du behältst das Eigentum an deinen Dokumenten.

3.3 Aus Dokumenten extrahierte Informationen

Um die Funktionen von Ordono bereitzustellen, können wir Informationen aus deinen Dokumenten automatisch extrahieren, analysieren und speichern, darunter:

• Dokumenttyp
• Vertragsbeginn und Vertragsende
• Ablaufdaten
• Kündigungsfristen
• Verlängerungsdaten
• Anbieter oder Vertragsparteien
• Zahlungsbeträge
• Wiederkehrende Kosten
• Vertragsnummern
• Policennummern
• Dokumentnamen
• Andere für das Dokument relevante Informationen

Diese Informationen werden verwendet, um Funktionen wie Organisation, Suche, Erinnerungen, Kostenübersichten und Ordono AI bereitzustellen.

3.4 Ordono AI

Wenn du Ordono AI nutzt, verarbeiten wir:

• Deine Fragen und Eingaben
• Relevante Informationen aus deinen Dokumenten
• Relevante Dokumentabschnitte
• Frühere Gesprächskontexte, sofern dies zur Beantwortung deiner Anfrage erforderlich ist

Ordono ist, soweit möglich, so konzipiert, dass nur die Informationen verarbeitet werden, die für die angeforderte AI-Funktion erforderlich sind.

AI-generierte Antworten können Fehler enthalten oder unvollständig sein. Wichtige Informationen sollten immer anhand des Originaldokuments überprüft werden.

Ordono AI stellt keine Rechts-, Finanz-, Steuer-, Medizin- oder sonstige professionelle Beratung dar.

3.5 Geräte- und technische Informationen

Wir können automatisch begrenzte technische Informationen verarbeiten, die erforderlich sind, um Ordono zu betreiben, zu schützen und zu verbessern, darunter:

• Gerätetyp und Gerätemodell
• Betriebssystem
• App-Version
• Spracheinstellungen
• IP-Adresse
• Technische Protokolle
• Informationen zu Abstürzen
• Diagnoseinformationen
• Sicherheitsrelevante Ereignisse

3.6 Abonnement- und Zahlungsinformationen

Abonnements können über den Apple App Store, Google Play und/oder unsere Anbieter für Abonnementverwaltung verarbeitet werden.

Ordono erhält oder speichert grundsätzlich nicht deine vollständigen Zahlungskartendaten.

Wir können Informationen verarbeiten wie:

• Abonnementtyp
• Abonnementstatus
• Kaufdatum
• Verlängerungsdatum
• Transaktionskennungen

4. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

• Dein Ordono-Konto zu erstellen und zu verwalten
• Nutzer zu authentifizieren
• Dokumente zu speichern und zu organisieren
• Dokumente zu analysieren und zu klassifizieren
• Relevante Dokumentinformationen zu extrahieren
• Erinnerungen und Benachrichtigungen bereitzustellen
• Ordono AI bereitzustellen
• Fragen zu deinen Dokumenten zu beantworten
• Die Dokumentensuche bereitzustellen
• Kosten- und Vertragsübersichten zu erstellen
• Abonnements zu verwalten
• Kundensupport bereitzustellen
• Betrug oder Missbrauch zu erkennen und zu verhindern
• Die Sicherheit von Ordono zu schützen
• Technische Probleme zu diagnostizieren
• Die Zuverlässigkeit und Leistung der Dienste zu verbessern
• Geltende gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit die DSGVO Anwendung findet, verarbeitet Ordono personenbezogene Daten auf Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen:

Vertrag

Verarbeitung, die erforderlich ist, um die von dir angeforderten Dienste bereitzustellen, einschließlich Kontoverwaltung, Dokumentenspeicherung, Dokumentenanalyse, Erinnerungen und Ordono AI.

Einwilligung

Soweit erforderlich, können wir deine Einwilligung einholen, beispielsweise für optionale Berechtigungen, bestimmte Benachrichtigungen oder andere Verarbeitungen, für die eine Einwilligung erforderlich ist.

Berechtigte Interessen

Wir können begrenzte personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, beispielsweise:

• Schutz der Dienste
• Verhinderung von Missbrauch
• Verbesserung von Stabilität und Zuverlässigkeit
• Bereitstellung von Kundensupport

Wir wägen diese Interessen gegen deine Datenschutzrechte ab.

Gesetzliche Verpflichtungen

Wir können bestimmte Informationen verarbeiten oder aufbewahren, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

6. Besonders schützenswerte personenbezogene Daten

Dokumente, die zu Ordono hochgeladen werden, können sensible Informationen enthalten, darunter:

• Gesundheitsinformationen
• Finanzinformationen
• Versicherungsinformationen
• Identifikationsinformationen
• Steuerinformationen
• Andere besonders schützenswerte personenbezogene Daten

Ordono verarbeitet solche Informationen nur, soweit dies erforderlich ist, um die von dir angeforderten Dienste bereitzustellen, und in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzrecht.

Nutzer sollten nur Dokumente hochladen, zu deren Speicherung und Verarbeitung sie rechtlich berechtigt sind.

7. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung, Verlust oder Zerstörung zu schützen.

Je nach relevantem System können diese Maßnahmen unter anderem umfassen:

• Verschlüsselung während der Datenübertragung
• Verschlüsselung gespeicherter Daten, soweit unterstützt
• Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen
• Eingeschränkter Zugriff auf die Infrastruktur
• Sicherheitsüberwachung
• Protokollierung und Missbrauchsprävention
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Backup- und Wiederherstellungsmechanismen

Kein System kann absolute Sicherheit garantieren. Wir überprüfen unsere Sicherheitsmaßnahmen fortlaufend, während sich die Dienste weiterentwickeln.

8. Datenschutzversprechen

Deine Dokumente sind deine Dokumente.

Ordono verkauft keine personenbezogenen Daten.

Ordono vermietet keine personenbezogenen Daten.

Ordono stellt deine Dokumente oder personenbezogenen Daten Werbetreibenden nicht für zielgerichtete Werbung zur Verfügung.

Ordono erlaubt Arbeitgebern, Unternehmenskunden oder anderen Organisationen, die Ordono als Benefit bereitstellen, keinen Zugriff auf deine privaten Dokumente, Ordono-AI-Unterhaltungen oder andere persönliche Dokumentinhalte, es sei denn, du entscheidest dich ausdrücklich dafür, Informationen über eine dafür vorgesehene Funktion mit ihnen zu teilen.

9. AI-Verarbeitung

Ordono verwendet Technologien der künstlichen Intelligenz, um Funktionen bereitzustellen wie:

• Dokumentklassifizierung
• Informationsextraktion
• Dokumentzusammenfassungen
• Beantwortung von Fragen
• Vertrags- und Fristenübersichten
• Kostenübersichten

An den jeweiligen AI-Dienst sollen nur Informationen übermittelt werden, die für die angeforderte AI-Funktion vernünftigerweise erforderlich sind.

AI-Ausgaben werden automatisch generiert und können ungenau sein.

Ordono sollte nicht als alleinige Grundlage für wichtige rechtliche, finanzielle, versicherungsbezogene, medizinische, steuerliche oder vertragliche Entscheidungen verwendet werden.

10. Dienstleister

Ordono nutzt ausgewählte Dienstleister, um die Dienste zu betreiben.

Abhängig von den von dir genutzten Funktionen können hierzu Anbieter für folgende Zwecke gehören:

• Cloud-Hosting und Infrastruktur
• Datenbank und Authentifizierung
• Dokumenten- und Dateispeicherung
• Dokumentenerkennung und OCR
• Künstliche Intelligenz
• Push-Benachrichtigungen
• Abonnementverwaltung
• Analytics
• Absturz- und Fehlerüberwachung
• Transaktionale E-Mails

Zu unseren aktuellen Dienstleistern können gehören:

Supabase
Datenbank, Authentifizierung und zugehörige Backend-Dienste

Google Cloud
Cloud-Infrastruktur, Dokumentenverarbeitung und zugehörige Dienste

OpenAI
AI-gestütztes Dokumentenverständnis und Ordono-AI-Funktionalität

Firebase
Push-Benachrichtigungen und zugehörige mobile Dienste

RevenueCat
Abonnement- und Berechtigungsverwaltung

Sentry
Absturz- und Fehlerüberwachung

Mixpanel
Produktanalyse

Resend
Versand transaktionaler E-Mails

Dienstleister dürfen personenbezogene Daten nur für die Zwecke verarbeiten, für die sie beauftragt wurden, und unterliegen den geltenden vertraglichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Die von Ordono eingesetzten Dienstleister können sich ändern, wenn sich unsere Infrastruktur weiterentwickelt. Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf entsprechend aktualisiert.

11. Analytics

Wir können Analysewerkzeuge verwenden, um zu verstehen, wie Ordono genutzt wird, und um das Produkt zu verbessern.

Analytics können Informationen umfassen wie:

• Nutzung von Funktionen
• App-Sitzungen
• App-Version
• Gerätetyp
• Technische Ereignisse

Soweit gesetzlich erforderlich, werden nicht zwingend notwendige Analysen nur mit deiner Einwilligung verwendet.

Wir verwenden keine Dokumentinhalte zu Werbezwecken.

12. Push-Benachrichtigungen

Wenn du Benachrichtigungen aktivierst, kann Ordono Benachrichtigungen zu folgenden Themen senden:

• Dokumentfristen
• Vertragsverlängerungen
• Ablaufende Dokumente
• Erinnerungen
• Wichtige Kontoinformationen

Du kannst Benachrichtigungsberechtigungen über die Einstellungen deines Geräts und, soweit verfügbar, innerhalb von Ordono verwalten.

13. Internationale Datenübermittlungen

Ordono hat seinen Sitz in der Schweiz.

Einige Dienstleister können personenbezogene Daten in Ländern außerhalb der Schweiz oder des EWR verarbeiten.

Wenn personenbezogene Daten international übermittelt werden, verwendet Ordono die nach geltendem Recht erforderlichen Schutzmaßnahmen. Dazu können gehören:

• Länder, die als Staaten mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt sind
• Vertragliche Schutzmaßnahmen
• Standardvertragsklauseln
• Andere gesetzlich zulässige Übermittlungsmechanismen

Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass übermittelte personenbezogene Daten weiterhin angemessen geschützt bleiben.

14. Aufbewahrung von Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist.

Im Allgemeinen gilt:

Kontodaten werden gespeichert, solange dein Konto aktiv ist.

Dokumente und extrahierte Dokumentinformationen werden gespeichert, bis du sie löschst oder dein Konto löschst, vorbehaltlich notwendiger technischer Verarbeitungs- und Backup-Zeiträume.

Daten aus AI-Unterhaltungen werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion und zum Betrieb der Dienste erforderlich ist.

Technische und sicherheitsrelevante Protokolle können für einen begrenzten Zeitraum zu Sicherheitszwecken, zur Fehlerbehebung und zur Missbrauchsprävention gespeichert werden.

Transaktions- und Buchhaltungsinformationen können aufbewahrt werden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Backup-Kopien können nach einer Löschung vorübergehend bestehen bleiben, bis sie im Rahmen unseres regulären Backup-Zyklus überschrieben werden.

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger als vernünftigerweise erforderlich, es sei denn, das geltende Recht verlangt eine längere Aufbewahrung.

15. Löschung von Konto und Daten

Du kannst die Löschung deines Ordono-Kontos und der damit verbundenen personenbezogenen Daten beantragen.

Die Kontolöschung kann über die Ordono-App eingeleitet werden.

Du kannst die Löschung auch beantragen, indem du uns kontaktierst:

hello@ordono.app

Wenn ein Konto gelöscht wird:

• Das Konto wird geschlossen
• Hochgeladene Dokumente werden zur Löschung vorgesehen
• Extrahierte Dokumentinformationen werden zur Löschung vorgesehen
• Zugehörige personenbezogene Informationen werden gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht

Bestimmte Informationen können vorübergehend in Backups verbleiben oder gespeichert werden, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

16. Unternehmens- und B2B-Konten

Ordono kann Nutzern über einen Arbeitgeber, Versicherer oder eine andere Organisation zur Verfügung gestellt werden.

Die Organisation, die den Zugang bereitstellt, kann begrenzte administrative Informationen erhalten, die zur Verwaltung der Ordono-Lizenz oder Berechtigung erforderlich sind, beispielsweise:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Einladungsstatus
• Lizenzstatus
• Aktivierungsstatus

Solche Organisationen erhalten keinen Zugriff auf:

• Deine privaten Dokumente
• Dokumentinhalte
• Ordono-AI-Unterhaltungen
• Persönliche Erinnerungen
• Persönliche Kosteninformationen
• Private Dokumentkategorien

Wenn deine Unternehmensberechtigung endet, bleiben dein persönliches Ordono-Konto und deine Dokumente von der Organisation getrennt.

Abhängig von deinem Tarif kann dein Konto auf den Ordono-Free-Tarif umgestellt werden, sofern du nicht unabhängig ein anderes Abonnement abschließt.

17. Teilen mit anderen Nutzern

Soweit Ordono Funktionen zum Teilen von Dokumenten oder zur Nutzung innerhalb einer Familie anbietet, werden Informationen nur mit den Nutzern geteilt, die du selbst auswählst.

Du bist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass du berechtigt bist, personenbezogene Informationen oder Dokumente einer anderen Person zu teilen.

18. Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegung

Wir können personenbezogene Daten offenlegen, soweit dies erforderlich ist, um:

• Geltendes Recht einzuhalten
• Einer gültigen gesetzlichen Anfrage nachzukommen
• Die Rechte und die Sicherheit von Ordono oder seinen Nutzern zu schützen
• Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle zu untersuchen

Wir legen Informationen nur in dem Umfang offen, wie dies gesetzlich erforderlich oder zulässig ist.

19. Deine Datenschutzrechte

Abhängig von deinem Standort und dem anwendbaren Recht kannst du das Recht haben:

• Zugang zu deinen personenbezogenen Daten zu verlangen
• Die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen
• Die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen
• Die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen
• Bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen
• Bestimmte personenbezogene Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten
• Deine Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht
• Informationen darüber zu erhalten, wie deine personenbezogenen Daten verarbeitet werden

Anfragen können gesendet werden an:

hello@ordono.app

Wir müssen gegebenenfalls deine Identität überprüfen, bevor wir eine Anfrage erfüllen können.

20. Beschwerden

Wenn du der Ansicht bist, dass deine personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, kannst du uns kontaktieren unter:

hello@ordono.app

Du kannst außerdem das Recht haben, dich an die zuständige Datenschutzbehörde zu wenden.

In der Schweiz ist die zuständige Bundesaufsichtsbehörde der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Soweit die DSGVO Anwendung findet, kannst du außerdem das Recht haben, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde im EWR Beschwerde einzureichen.

21. Datenschutz von Kindern

Ordono richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren.

Wir erlauben wissentlich nicht, dass Kinder unter 16 Jahren ein Ordono-Konto erstellen.

Wenn wir feststellen, dass personenbezogene Daten eines Kindes entgegen dem geltenden Recht erhoben wurden, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um diese zu löschen.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich Ordono weiterentwickelt oder wenn sich rechtliche, technische oder regulatorische Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit über die Ordono-App oder die Website verfügbar.

Soweit erforderlich, werden wir Nutzer über wesentliche Änderungen informieren.

23. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten kannst du uns kontaktieren:

Ordono
Gsellstutz 6
8306 Brüttisellen
Schweiz

hello@ordono.app